Nếu Anh/chị mới làm lần đầu, đây là bài “đọc 5 phút” để nắm các câu hỏi phổ biến nhất: hồ sơ, thông tin người nhận, sao kê, chứng từ, phí và thời gian xử lý.
1) Chuyển tiền ra nước ngoài “bắt buộc” phải có lý do/mục đích không?
Thường có. Ngân hàng sẽ cần đối chiếu mục đích với chứng từ đi kèm (ví dụ học phí, trợ cấp thân nhân, định cư/cư trú, chuyển nguồn thu hợp pháp…). Nếu mục đích ghi quá chung chung, hồ sơ dễ bị hỏi lại để làm rõ.
2) Tôi cần chuẩn bị bộ hồ sơ “tối thiểu” gồm những gì?
Thường gồm: giấy tờ định danh người chuyển (CCCD/hộ chiếu), giấy đề nghị chuyển tiền theo mẫu ngân hàng, thông tin người nhận (tên/số tài khoản/IBAN, SWIFT/BIC…), và chứng từ theo mục đích. Với một số trường hợp, ngân hàng có thể yêu cầu thêm phần nguồn tiền và sao kê.
3) SWIFT/IBAN là gì? Không có IBAN có chuyển được không?
SWIFT/BIC là mã nhận diện ngân hàng (hoặc chi nhánh) trong chuyển tiền quốc tế. IBAN là số tài khoản chuẩn hoá ở một số quốc gia/khu vực. Không phải nước nào cũng dùng IBAN — quan trọng nhất là Anh/chị có đủ “bộ thông tin người nhận chuẩn” theo yêu cầu của ngân hàng nhận.
4) Vì sao hồ sơ hay bị “đứng” chỉ vì sai tên người nhận?
Vì tên chủ tài khoản là tiêu chí đối chiếu quan trọng. Chỉ cần khác 1–2 ký tự (thứ tự tên, viết tắt, dấu/không dấu…) cũng có thể bị yêu cầu sửa hoặc đối chiếu lại. Mẹo đơn giản: chốt 1 bản “thông tin người nhận chuẩn” và dùng thống nhất trên chứng từ/invoice/email.
5) Chứng từ bằng tiếng Anh có cần dịch công chứng không?
Nhiều trường hợp chứng từ tiếng Anh được chấp nhận nếu thể hiện rõ nội dung (tên đơn vị, số tiền, hạn thanh toán, tài khoản nhận…). Tuy nhiên, việc có cần dịch/công chứng hay không tuỳ ngân hàng và từng bộ hồ sơ. Nếu muốn chắc chắn, Anh/chị nên hỏi chi nhánh dự định giao dịch.
6) Ngân hàng hay hỏi sao kê bao lâu?
Tuỳ trường hợp. Khi cần chứng minh nguồn tiền/dòng tiền, ngân hàng thường cần sao kê đủ để thấy tiền “đi vào” hợp lý và khớp với chứng từ. Thời gian sao kê có thể ngắn hoặc dài hơn tuỳ nguồn tiền (lương, tiết kiệm, bán tài sản…).
7) Tôi nộp tiền mặt vào tài khoản rồi chuyển đi được không?
Có thể được xử lý, nhưng thường sẽ bị hỏi kỹ hơn về nguồn tiền (tiền từ đâu, phát sinh thế nào) vì khó đối chiếu bằng chứng từ hơn so với tiền chuyển khoản có dấu vết. Nếu có thể, nên chuẩn bị chứng từ nguồn tiền và sao kê liên quan để giải trình rõ.
8) Tôi chuyển học phí: có nhất thiết phải chuyển đúng số tiền trên invoice không?
Nếu có invoice/giấy báo chi phí, nhiều ngân hàng sẽ đối chiếu theo chứng từ đó. Nếu chuyển khác số tiền (thừa/thiếu), Anh/chị nên có cách giải thích hợp lý (ví dụ tách nhiều lần chuyển, chênh lệch do phí…). Cách xử lý sẽ do ngân hàng xác nhận tại thời điểm giao dịch.
9) Trợ cấp thân nhân: “thân nhân” thường được hiểu thế nào?
Thường gặp là quan hệ bố/mẹ–con, vợ/chồng, anh chị em ruột. Ngân hàng sẽ đối chiếu bằng giấy tờ quan hệ phù hợp (giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy tờ khác theo tình huống). Nếu có thay đổi họ tên hoặc giấy tờ cũ mới không khớp, nên chuẩn bị thêm chứng từ để nối thông tin.
10) Nếu chuyển vào tài khoản “nhận thay” hoặc tài khoản không trùng tên người hưởng thì sao?
Đây là nhóm case hay bị yêu cầu bổ sung nhất. Thường cần mẫu chỉ định/ủy quyền theo ngân hàng + giấy tờ định danh/cư trú của người nhận thay + chứng từ giải thích quan hệ/tư cách đại diện (tuỳ tình huống).
11) Phí chuyển tiền quốc tế gồm những gì?
Có thể gồm phí chuyển, điện phí và đôi khi có phí ngân hàng trung gian. Tuỳ tuyến chuyển và cách chọn phí, số tiền người nhận thực nhận có thể khác. Anh/chị nên hỏi ngân hàng về tổng phí dự kiến và cách tính trước khi chốt.
12) Tôi muốn biết đúng checklist cho tình huống của mình thì làm sao?
Anh/chị mở eCheck, trả lời vài câu hỏi (mục đích, quốc gia nhận, người nhận, nguồn tiền…) để tham khảo checklist theo tình huống và các điểm dễ thiếu. Sau đó, mang hồ sơ ra ngân hàng để được xác nhận theo thực tế.
